E-Rechnung: Pflicht, Chance und Zukunft – Alles, was Du jetzt wissen musst!

Die E-Rechnung wird zur Pflicht – und zwar EU-weit!
Immer mehr Länder führen gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung ein, sowohl im öffentlichen Bereich als auch bald zwischen Unternehmen. Wir entwickeln aktuell ein neues Modul für unser ERP-System, damit Du bestens auf die E-Rechnung vorbereitet bist und den Umstieg einfach meisterst.

Hier findest Du alle wichtigen Infos im Überblick:

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-, Word- oder Excel-Datei. Sie besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten.

Typische Formate sind ZUGFeRD und XRechnung sowie ebInterface (Rechnung an den Bund)

Warum solltest Du auf E-Rechnungen umstellen?

•    Schneller: Rechnungen werden direkt automatisch verarbeitet.
•    Kostengünstiger: Kein Papier, keine Druck- oder Versandkosten.
•    Fehlerfrei: Keine manuellen Übertragungsfehler.
•    Rechtssicher: Du erfüllst aktuelle und kommende gesetzliche Anforderungen.
•    Nachhaltig: Umweltfreundlicher und effizienter.
•    International einsetzbar: Einheitliche Standards erleichtern den weltweiten Austausch.

Was sind ZUGFeRD und XRechnung?

•    ZUGFeRD verbindet eine visuell lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten – ideal für Geschäftspartner mit unterschiedlichen technischen Voraussetzungen.
•    XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für die Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde.
•    ebInterface ist ein reines XML-Format, das speziell für die Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern in Österreich entwickelt wurde.

Unser neues Modul wird diese Formate unterstützen – damit Du flexibel bist.

Kannst Du Rechnungen weiterhin als PDF, Word oder Excel erstellen?

Nicht für die E-Rechnung im gesetzlichen Sinne!
Eine echte E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten.
Unser Modul übernimmt die Erstellung der korrekten Formate automatisch für Dich – einfach, schnell und sicher.

Was machst Du, wenn Du noch keine E-Rechnung erstellen kannst?

Dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um Dich vorzubereiten. Mit unserem neuen E-Rechnungs-Modul wirst Du bald elektronische Rechnungen einfach erstellen und sicher versenden können – ohne großen technischen Aufwand.

Kannst Du eine E-Rechnung ablehnen oder den Empfang verweigern?

Wenn gesetzliche Vorschriften zur E-Rechnung gelten, ist die Annahme verpflichtend.
Im freien Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen kannst Du die Formate vereinbaren – aber der Trend geht klar in Richtung E-Rechnung, auch im internationalen Handel.

Wann gilt eine E-Rechnung als empfangen?

Eine E-Rechnung gilt als empfangen, sobald sie in Deinem System eingegangen ist – unabhängig davon, ob Du die Datei bereits geöffnet oder geprüft hast. Rechtlich zählt der tatsächliche Eingang, zum Beispiel per E-Mail oder über ein Rechnungsportal.

Unsere Empfehlung:

Richte eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein, z.B. [email protected]. So hast Du alle Eingangsrechnungen zentral gesammelt, kannst sie leichter prüfen und schneller weiterverarbeiten.

Zwischen wem sind E-Rechnungen verpflichtend? Gibt es Ausnahmen?

•    Im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) sind E-Rechnungen aufgrund der EU-Richtlinie bereits verpflichtend.
•    Im B2B-Bereich (zwischen Unternehmen) startet die Umstellung bereits in vielen Ländern

Was musst Du rechtlich bei E-Rechnungen beachten?

•    Die Rechnung muss einem gesetzlich anerkannten Standard entsprechen (z. B. ZUGFeRD, XRechnung oder ebInterface).
•    Sie muss vollständig und korrekt sein.
•    Rechnungen müssen mindestens 7–10 Jahre revisionssicher archiviert werden – je nach nationaler Gesetzgebung.
•    Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten müssen jederzeit gewährleistet sein.

Unser E-Rechnungs-Modul wird Dich dabei unterstützen, diese Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand zu erfüllen.

Wie startest Du mit E-Rechnungen?

1.    Bereite Deine Prozesse auf den digitalen Rechnungsversand und -empfang vor.
2.    Nutze unser neues Modul, um E-Rechnungen einfach und sicher umzusetzen.
3.    Richte eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein.

Du hast noch Fragen oder möchtest als Erster unser neues E-Rechnungs-Modul testen?
Melde Dich bei uns – wir unterstützen Dich gerne bei Deinem Einstieg in die digitale Zukunft!